初入 Simpany 的所見所聞—小菜鳥的學習心得

機緣巧合下進入 Simpany 工作也已經有兩個月了,先前作為學生的時候總是習慣於從學生的角度出發看事情,但開始了自己人生中第一份實際意義的工作後,我才真正體會到「學生」及「工作者」兩個角色之間的責任有何不同。以下是我這兩個月在 Simpany 中獲得的一些心得及體會,分享給對於「在 Simpany 工作會是怎樣的體驗?」感到好奇的人。

神奇的所見所聞

公司內部工具的工作流程優化

剛入職學習的時候,我對公司內部的許多工具使用感到非常嘆為觀止,我覺得第一份行政相關的工作就在 Simpany 工作,真的可以說得上是「由儉入奢易,由奢入儉難」。在 Simpany 做行政,有太多很繁雜的事情可以一鍵解決了!(真的是「一鍵」,我沒在騙!),比如說:

  • 為客戶處理電子發票申請,需要產製諸多申請文件,以往需要為特定客戶一個個欄位修改申請書,現在只要簡單透過工程師們為我們寫的程序,發出一個指令,就能無痛產製申請書!(感動不已)
  • 列印標籤紙同樣只要發出一個指令,資料庫就會自動搜索客戶所對應的國稅局,印出附有國稅局聯絡資訊的標籤紙讓我們直接貼在信封上,不用一個個去寫了!
  • 協助為客戶申請加值中心時,需要將諸多資訊貼到網站上進行帳戶註冊等程序,以往進行的方式都是要將 A 資訊貼到 B 平台,然後無數次重複這個動作(A1 → B1、A2→B2、A3→B4),而有了 Alfred 神器之後,我只要一口氣 copy 好所有資訊(copy A1、A2、A3),然後就能一口氣 paste 到 B 平台了!節省我一堆時間!!
  • 一樣也是利用 Alfred ,重複出現的資訊再也不用花大量時間自己打,引導客戶如何使用不同工具的 wording ;常常要填寫的地址、電話、統一編號,全部一鍵解決!
何謂社會科學&科技的結合?我從實務界學到的事情

近二、三十年,學界研究熱度高的「科技與社會(Science, Technology and Society,STS)領域,究竟如何從學界跨出,在實務界實踐,一直是我感到好奇的地方。 看到 Simpany 致力於「會計數位化」許久,並且做出了一定的成果,讓我確實目睹了將社會科學、人文及科技多方結合可以成為怎樣的改變的力量,具體大家可以參考《會計數位化》這篇文章喔。

公司文化

身為一名職場新鮮人,在一間能夠包容自己錯誤,還願意教自己做事方法的公司裡學習,可以說是難能可貴的機會了。畢竟公司裡的前輩往往都有無數的事情需要忙,能夠停下腳步來細細教導自己做事的時間,都是他們在百忙之中擠出來的。而且一想到好不容易將自己的畢生功力教給新人之後,又還要在他們剛開始熟悉新工作的階段中,容忍其出錯、並且為其收拾善後,簡直是壓力山大!但入職 Simpany 兩個月左右,我深深體會到前輩們之所以願意做這些吃力不討好的事情,都是因為他們都認同相同的文化,以下是我目前認為公司內很珍貴的幾點特質:

公司的團隊成員
彼此包容,互幫互助

我這個小菜鳥做事的時候,時不時會出錯,同事們都能夠包容並且幫忙補正錯誤。同事之間工作流程也是環環相扣,前一位同事忙中難免有錯,就需要後面的同事在做事時細細檢視,確認沒有地方有所遺漏。因為如此,才能將整體的工作成果出錯率下降,也能讓大家工作起來感覺安心不少。

不怕你學,就怕你不想學

因為公司的腳步一直在不斷地前進,有能力、有經驗的前輩們都會一直不斷更新自己的目標,讓自己更進步、更提升。我自己個人的感受是,前輩們其實很希望新人(比如我這個小菜鳥)趕快成長起來,能夠幫忙獨立處理一些公司的事務,所以都會很盡心盡力地教導做事的訣竅及方法,只是如何學習、如何吸收終究還是要靠學生自己(畢竟師傅領進門,修行在個人嘛),所以如果自己還是不太懂,真的需要厚臉皮地主動多問。

有話直說

承接上一點,厚臉皮地主動去問這件事,對我而言是一件蠻大的課題。因為前輩們都很忙,我自己個性上其實蠻害怕打擾別人,有時候其實會對於「問」這件事滿躊躇的。且由於對工作事務不熟悉,有些小細節都還是要反覆跟前輩確認,自己才能安心去做。但前輩們從來沒有因為我問太多問題而不耐煩,一直非常有耐心,使我慢慢能夠讓自己厚著臉皮去問問題。 在工作流程上,我一開始也會對於是否要提出一些新的作法而感到遲疑,生怕自己在做不必要的事情,但這也同樣適用於「有話直說」。(有任何遲疑就去問,反正最差的結果也只是不能做而已,身為小菜鳥就不要有什麼包袱了!)

不理想化地奢望 100%,而是踏踏實實地做好每一個 1%

以前作為學生時總是相對理想化,思考事情時容易落入「如果做不到 100%,那幹嘛還要做啊?」的自我侷限裡,卻沒發現自己這樣的想法反而使自己沒有機會試錯,並在嘗試的過程中尋找更多新的方向及解決方向。 過去我總是覺得改變某些事是件很難的事,但我發現 Simpany 內部總是不斷地在糾錯、討論並優化公司流程,不斷更新目標與方向。一開始的想法或許與最後呈現出來的結果完全不同,但所有結果都是有了一開始的提案與發想之後,經過無數同事間的討論及實踐,最後才得出的一個較為周全的結論。(比如「勞報小幫手」,這真的是一個一步步積累改變,而後升級進化的好用功能!)

個人成長

細心做好每一件事,遠比事情做得快來得重要

剛來公司時,因為很努力地想要趕快融入新的環境,所以有些太過急躁,但反而因此用力過猛,造成做事速度很快,品質卻參差不齊。對於工作流程的不熟悉也導致我捅出不少簍子,還需要同事另外花時間來彌補自己做錯的工作。 工作初期的頻頻出錯,令我當時心情非常低落,也對於造成許多困擾的前輩們非常愧疚。但有一位前輩卻這樣鼓勵我:「趕快長大就是你對我付出最好的回報。」這讓我深受打動,有很大的動力想要不斷地進步來回應前輩的付出。 現在慢慢比較熟悉工作流程,並且開始強迫自己慢下來,去核對好每一個資訊再去進行下一步後,我終於慢慢有所進步了。(但還是時不時做錯一些事,需要再去補正 QQ ,目前小菜鳥還沒能真的長大獨立。)

想要將事情做好,一定要尋找適合自己的方法

想要細心做好事情,並非只是喊喊口號說:「要細心!」就能馬上變得耐心的。為了讓自己能夠成為一個細心的人,我嘗試透過從同事分享的《原子習慣》學到的原則,來找到相應的做事方法。 首先,重新定位對於自我的身分認同。也就是不斷告訴自己要成為「一個細心的人」,並且時不時問自己:「如果是一個細心的人,我會怎麼做?」 接著,在日常生活中透過「細心的人會做的習慣」,來彰顯這個身分認同,為我自己所選擇的價值投票。因此,我需要找到適合自己的方法來實踐「細心的人會做的習慣」,藉此使自己不願意脫離這些習慣,而漸漸能夠真正地「成為一個細心的人」。 截至目前,我參考前輩的方式、上網查詢的方式以及自己的思考,逐漸透過實踐以下幾種方式,來學習讓自己變得更細心:

  • 進行下一步的工作處理時,只要有任何一點不確定,都記得再確認一次,不要覺得多此一舉或煩躁,每多確認一次,就能降低一點出錯的可能。
  • 不要過度相信自己的記憶力,將自己要做的事情寫下來,並一步步分解成自己可以進行確認的微小步驟,以提醒自己不會不小心漏掉某個流程或忘記自己處理到什麼階段。
  • 紀錄自己做過的事情,以確保後續需要追蹤「處理過的工作」時有跡可循。
  • 一邊做事一邊默念處理的資訊,讓自己專注於上資訊,而不至於一個恍神而在對應多個資訊的過程中,出現問題。
  • 盡量一次集中處理一件事,即使因為突發事件而臨時被打斷,也要確保之前做的事情有始有終。
更多地去思考「自己對於公司而言有什麼價值?」,而非只是思考「自己要來學習什麼?」

記得剛入職之前,我大部分時間還是思考「自己在 Simpany 可以學習到什麼」這件事比較多。但隨著入職時間的增加,我慢慢察覺到,個人的學習與成長只是首要前提,最重要的還是「自己對於公司而言有什麼價值?」。 學習,其實本來也是為了能夠用出來。將核心的層次提升,可以讓自己的格局更大,做事更不自我侷限,也更有動力。當自己首要思考的問題改變時,做事方式、思考模式都會全部更新。 而很有趣的一點是,思考「自己對於公司而言有什麼價值?」、「自己可以為公司帶來/付出什麼?」這些問題,其實同時也在逼迫著自己學習新知,而且這樣的學習,更是「能夠有效輸出的學習」。 最近的我才開始認真思考這些問題,而我也開始能夠明確地感覺,深入探求自己可以有何付出時,學習起來更有著力點,也更能知道自己為何而學了!

公司福利

真的有吃不完的零食

有同事會負責零食的採買,所以原本快消化完的零食就會不知不覺「碰」又出現新的零食,快下班卻又還沒辦法吃晚餐的時候簡直是救星!

頻率很高的聚餐

入職兩個月左右已經參加了兩次聚餐,每次都快樂吃飽飽!聽說每週五還會有小聚餐,可惜我必須回學校上課都沒辦法參加。QQ

方便好用的雙螢幕,電腦不夠大再也不是問題

來 Simpany 之後第一次知道了雙屏幕的概念,原本還很疑惑為何需要雙螢幕,但當視窗開得越來越多⋯⋯我發現自己已經離不開雙螢幕了。雙螢幕用來對照資料真的非常方便!

總結

我很慶幸當時下定決心退掉一門課,竭盡所能空出時間,主動爭取進入 Simpany 工作的機會。如果沒有當時的決心,現在我不可能有這麼多提升與進步,並擁有這麼深的體會。如果您也想在友善又能獲得很大成長空間的地方工作,並憧憬自己能夠發揮獨屬於自己的那一份價值,歡迎加入我們

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