Simpany 會計數位化的冒險之旅

常常會有身邊的朋友或是面試的人選問我,「Simpany 到底在做什麼?」、「Simpany 在解決什麼樣的問題?」。距離 2017 年接受數位時代採訪「做創業者最強大的除障者!Simpany 協助新創搬開創業路上的石頭」,我們開發了一些產品,解決了一些問題,也有了更多的心得。這篇文章想跟的大家分享 Simpany 這幾年在「會計數位化」的一些觀察與體會。

會計在數位化仍有很大的進步空間

開始 「Simpany 簡單開公司」 這個 Project 時候,我們就發現會計這個領域非常地有趣:一方面,會計是公司的共同語言,每家公司或行號都需要接觸,因為所有的公司從開門的第一天,就被政府賦予要做會計報表要申報營利事業所得稅要申報營業稅等很多的義務,而這些義務基本上都涉及會計跟稅務,所以「會計跟稅務」可說是一個公司前幾大重要的事務;但另一方面,雖然每個公司行號都要接觸會計,但在會計的相關流程,有很多的環節仍使用相對傳統的方式在進行。舉例來說:

  • 政府大力地推動電子發票,其中的一個目的是希望環保,希望減少紙張的使用。但大多數公司行號及配合的事務所,在拿到電子發票的電子檔時,都必須先印出 1 ~ 2 份再開始作帳。若公司行號做的是電子商務,那就更精彩啦!因為很多電子商務平台是每一筆訂單依比例跟商家抽成,再開立相對金額的發票給商家。所以如果商家每天有 200 筆訂單,至少就會拿到 200 張平台所開立的電子發票 ,而為了符合傳統的作業習慣,公司行號常常被要求把這每天 200 張的發票「通通印出來」!(樹木表示:呃…說好的少砍樹呢…)
  • 若公司行號有外包人員,依照傳統的流程,需要請外包人員簽一張紙本的單據(俗稱「勞務報酬單」),以作為這個交易的佐證。就算這個外包人員在專案過程中從頭到尾沒有進過公司,但為了簽回這張單據,還是必須很麻煩地專程跑一趟公司或跑一趟郵局。至於「勞務報酬」發放的眾多細節,像是扣繳及二代健保的計算、扣繳款的繳納等,更是讓很多創業者在不知情的狀況下就不小心違反了相關的規定。(錢包表示:愛我別走~)
  • 很多經營者在公司行號成立的時候為了省錢,採用紙本開立發票的方式,但沒有意會到要開對一張紙本發票有很多細節開錯時的處理成本很高
  • 很多的請款、對帳都必須花費人力,例如請客戶在匯款後提供匯款後五碼,再用人工去核對。

創業團隊遇到的會計困境

光一些會計或帳務的基礎處理流程都已經耗盡小公司可負擔的時間與心力,更不用說「不小心搞丟發票」、「稅務申報與商業決策的時間差」等種種原因,讓經營者很難利用會計的資訊,用較理性客觀的方式去幫助到經營、管理、決策。

我們發現很多創業團隊都遇到以下的問題:

  • 沒有定期檢視財務狀況的習慣與工具
  • 不知道在多請員工、換新辦公室等重大決策之後,對公司接下來的金流會有什麼樣的影響
  • 不知道營業稅、營所稅的概念,也沒有在定價的時候就把稅務的成本考慮進去
  • 最明確知道的財務數字就是公司的存款餘額,其餘的都不太清楚
  • 認為會計只要財務部門的人懂就好,不知道對會計有所認識可以大幅增加獲利的可能性

對比國外的狀況,國外開始有一些廠商希望把這些財務的流程搬到網路上,增加協作的效率以及資料的可利用性,一些較知名的廠商像是 XeroQuickBooksFreeeZoho 等等。但因為各地的法規及民情不同,這些工具在台灣也很難被直接使用。

Simpany 提供的解決方案

在過去這幾年,針對會計的數位化,我們在 Simpany 做了很多嘗試與挑戰,像是:

Simpany 電子發票服務(加值中心)

讓公司行號可以在 Simpany 會員專區 裡面輕鬆點一點,就完成開立電子發票了!從此不用擔心手殘寫錯發票、不用再研究大寫的數字怎麼寫、不用去郵局排隊排到睡著只為了寄出紙本發票了!當然,更大的好處是,廠商的 email 即時就會收到發票,秒速請款,讓公司現金流更健康。

Simpany 電子發票進項總表

Simpany 每次營業稅申報的時候,會主動幫公司到政府的「電子發票整合平台」下載有打公司統編的電子發票「進項」,並幫忙整理成精美的表格提供給公司檢查。公司再也不用小心翼翼收集紙本電子發票、也不用再手動列印一大堆電子發票了(樹木表示:這樣才對嘛

Simpany 勞報小幫手

讓公司行號可以在線上輕鬆搞定外包人員的勞報單,外包人員沒空進公司?開發人員出國了?「線上簽收」通通搞定!系統同時還會幫公司計算扣繳、二代健保補充保費,並產生繳費所需要的繳款書!公司終於不用再辛苦按計算機了!

手開發票小幫手

幫助因故需要開立「手開發票」的公司行號,可以看著擬真圖順利開出正確的發票。

Simpany 雲端帳簿

幫助沒有會計背景的創業者可以更方便記錄公司的帳務、了解對公司重要的財務數字。

設立線上辦

幫助公司用更數位化的方式完成公司行號的設立登記。

營業稅跑跑

幫助 Simpany 內部用更有效率的方式協助客戶完成營業稅的相關申報。

還有哪些問題要解決

上面提到我們發現會計、財務、稅務領域在數位化有很大的進步空間,雖然 Simpany 已經試著解決一些問題,但我們發現還有非常多的財會流程有機會被優化,像是:

  • 怎麼讓公司更有效率地取得對公司有用的財務資訊,用來幫助經營與決策?
  • 很多行政的流程,像是請款、人事相關作業,是否可以有更完美整合的解決方案?
  • 除了資訊的工具,在知識層面如何幫助創業者更輕鬆地了解一些重要的概念?

這個「會計數位化」的過程非常地有趣,因為它並不是單純的科技問題,它要解決的是一個社會科學的問題(例如:仍要符合政府的規範、需要相關人員的作業流程一起配合);它也不是單純的人文問題,因為需要持續學習最新的技術(電子發票open banking區塊鏈等),幫助我們去探索更簡潔有效率的解決方案

相較於發展比較早的電子商務,「會計數位化」就像是 10 年前的電商,到底什麼樣的問題可以用網路的技術去解決,又或是有其他更適合的技術,其實都在實驗與探索的階段。但從一些客戶的正向回饋看起來(客戶給 Simpany 的回饋 1 客戶給 Simpany 的回饋 2),我們似乎走在一個正確的道路上。

如果您也對「怎麼利用數位工具優化行政流程」、「請款收款流程難道不能自動化一點、簡單一點嗎?」抱持很大的好奇,歡迎加入我們,跟我們一起探索「會計數位化」的不同可能性

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