寫給參與新人到職的老同事、新同事

前言

曾經有新加入的同事跟我分享，覺得 Simpany 的試用期評估 (probation review) 比他之前的工作都來得嚴（ㄧㄢˊ）謹（ㄍㄜˊ）的，蠻好奇為什麼 Simpany 要設計這樣的制度。

他說：「我之前的公司大部分都是在合約上面寫一下有試用期，但比較多是像是一種形式，後續通常沒什麼 review 的流程，比較像是一個『嘿，萬一我們不適合，至少我們有這段文字』的感覺？」

也曾有要幫新人寫 review 的老同事問我：「這個 review 好難寫喔～如果都寫好的，好像沒什麼建設性，但若寫多一點『可以做得更好的地方』，不確定對方會不會有點受傷，又或者好像在講他的缺點，會不會影響通過試用期…不知道要怎麼拿捏比較好耶？」

想藉由這篇文章跟老同事、新同事說明一下當初為什麼我們要設計這樣的 review 制度，以及除了 review 以外，對於整個「新人到職過程」的建議，希望可以幫助大家更了解「新人到職流程」的目的，以及過程中我們關心的重點。

※ 補充：Simpany 早期在試用期前後的薪資會有不同，但後來為了避免同事誤會，已調整為「試用期前後的薪資一樣」。希望藉由這個調整，讓參與 review 的各方可以更專注於「找到適合彼此的合作方式」，不用因為「試用期前後的薪資不同」而失去平常心

Simpany 的試用期評估

在開始說明之前，先簡單介紹一下 Simpany 目前的試用期評估 (probation review) 是如何進行的。

Simpany 在新人到職的前三個月，會於每個月結束的前後，發問卷給三個對象，收集對於新人過去這個月工作表現的回饋：

• 新同事本人
• 與新同事協作較多的同事（們）
• 新同事的 manager

問卷題目大多會是問答題，例如：

• 原本希望新同事這個時間點可以達到的目標？
• 是否有達成原本規劃的設定？
• 新同事是否符合 Simpany 的文化？
• 新同事的加入是否幫助公司更加成長？
• ….

在回答這些問題的時候，我們會提醒填寫的人儘量舉出具體的事例，以幫助新人更具體理解想要溝通的點。

等收回這些問卷之後，

• review 的主持人（ 通常是 co-founder 之一）會整理一下大家的回饋
  • 若有一些回饋寫得較為模糊，主持人會先去釐清
• 確定理解大家填寫的 review 之後，主持人將一些重點摘要、分類略整理，並與另一位 co-founder 進行討論
• co-founders 討論完後，主持人會再將大家的回饋統整在一個與新同事共用的文件檔案中，並與新同事直接當面討論
• 討論的內容包括：
  • 自我評估
  • 交手較多的團隊成員所給予的回饋
  • 過去這個月在 Simpany 工作的心得跟想法
  • …

為什麼要有這樣的 review 流程

對 Simpany 來說，找到一個適合的夥伴是非常重要的。

從過去的經驗中，我們深刻地感受到「找到一個對的夥伴」可以為團隊帶來非常大幅度的加分。這個加分不僅僅是「分攤工作」，而是在與他 / 她協作的過程中，大家也能在彼此身上學習，一起成長。

有時候是他的積極，有時候是他的責任感、他的認真、他的持續學習、他的溝通方式、他的思考與分享…等。他不用是一個什麼都很強的人，但至少在某個面向會是我們特別欣賞，覺得可以幫助團隊更加提升、有機會帶給團隊「想在這個面向向他看齊」的正面影響。

所以我們不甘於找到「只是可以分攤工作」的人，至少不是在團隊人數還不多的這個階段。

曾經有團隊成員問我，整個招聘 + review 的流程跑下來蠻花時間的，這樣值得嗎？我想了一下，回答：「的確蠻花時間的，但以結果而言，我們因此找到很多優秀的成員，讓我覺得當初花的時間非常值得」。其中幾個主要考量：

• 人才對公司的價值很高
  • 為了找到對的人值得花多一點時間，因為這是一件很有「複利效果」的事：對的人在公司期間會持續有優秀的產出，會提升身邊的人，也會吸引氣味相投的人加入
• 對雙方都是件重要的事
  • 如果不花時間在 review 上，
    • 好一點的狀況：雙方花了加倍的時間，終於找到適合雙方的協作方式；
    • 壞一點的狀況：沒有讓新人發揮他的潛力，又或是沒有趁早發現彼此不適合
• 從招募到 onboarding 的每個環節都很重要
  • 當公司決定招募一個新人，從刊登求才的訊息、求才訊息的曝光、看履歷、安排面試、面試後整理筆記、與團隊成員討論…這些流程都要花時間
  • 如果不能順利幫新人發揮他的才華，以結果來說，還是沒有達到「招募到適合夥伴」的目的，前面花的時間都等於白費了

給老同事的建議

• 明確溝通期待，定義清楚每個時間點的目標
  • 一開始就定義清楚 onboard 的目標，對於雙方都會有幫助（例如：第一個月要可以做到什麼、第二個月要可以做到什麼）
  • 有了這個 onboard 目標，一方面公司知道如何去評估新人到這個時間點的表現，另一方面新人也明確知道賦予他的期待
• 找到讓對方發揮潛力的方式
  • 我們的首要任務，是找到適合彼此的協作方式，發揮彼此的潛力，比較不是「上對下」或「資深評估資淺」的出發點
  • 我們並不想找到一個永遠不會犯錯的人，因為犯錯其實是學習的一部分
  • 學習需要時間，在過程中會犯錯是很自然的事情
    • （消音：同一個錯誤錯十次除外）
  • 我們從過往的經驗發現，若能用友善及可以理解的方式加以引導，通常可以幫助對方感受到友善及支持，進而幫助對方更快發揮潛力
• 耐心 & 初心
  • 在專業知識上我們都曾經是白紙一張（雖然現在有點皺皺的還有點泛黃），沒有人生下來就擁有需要的專業知識或技能
  • 每一個人的特質、背景、經驗、學習及做事方式都很不一樣，沒有一套「教遍天下無敵手」的教法。就像好的老師會隨著學生的狀況動態做調整，在磨合的過程中，我們也需要保持彈性、擁抱多元的成員，用同理心來協助並陪伴他／她一起成長
  • 我們的目標是要找到適合彼此的協作方式，不是「把對方變成跟我們一模一樣的人」（複製人也太可怕）
  • 在團隊合作中，有時候需要新隊員調整自己的工作方式，有時候團隊需要隨著成員變動而調整策略。若能保持開放及靈活的態度，將有助於團隊在動態的環境中持續交出優秀的成果
• 溝通與回饋
  • 溝通的過程，除了說明「現在的做法是這樣」，也儘量多說明「Why」。有更多的 Why，對方就可以在新的情境中舉一反三，自行解決問題
  • 有時候我們希望過去的經驗可以幫助新人少走一些冤枉路，但有時候我們也需要提醒自己「過去的經驗不一定永遠適用」
  • 保持謙遜的心態，當一位經驗豐富但仍願意學習、調整、自我進化的前輩
  • 除了較硬（？）的 review ，穿插一些較軟的交流方式會有不少幫助。例如：找新同事一起吃個午餐，交流一下想法
• 給予肯定，也提出具體的建議
  • 大家到了一個新的環境，都想知道這裡做事的文化，比如：什麼樣的事情是會被鼓勵的、什麼樣的事情是不樂見的，若能明確地表達出來，會有助於對方更快了解新環境
  • 同事有做得不錯的地方，儘量大方地給予肯定，用力地幫他拍拍手（要浮誇地放個拉炮我也不反對）
  • 除了正面肯定，對於「覺得可以再優化的部分」也儘快用適當的方式提出具體的建議，幫助新人往理想的方向前進
• 犯錯沒關係，重點是後續的調整
  • 新人在接受 feedback 之後，如何調整也是一個我們觀察的重點
  • 不用擔心若提到「有機會做得更好」會打擊新人的自信，又或是會影響試用期結果。事實上，很多新人會很期待知道自己哪邊可以優化，而且若新人能在過程中展現「出錯但能夠從中學習，想辦法調整」的特質，也會是一個很大的加分
  • 每個人都有「可以做得更好的地方」，如何因應自己的特質、任務的需求去想出可行的做法，是我們很希望且期待可以看到的能力
• 一起學習與成長
  • 我們會找這個人加入，是因為我們在他身上看到一些有潛力的特質。除了跟夥伴一起完成任務、一起打怪，Simpany 的成員很多都是臥虎藏龍的角色，歡迎大家從夥伴身上挖寶，互相學習

給新同事的建議

• 不要害怕問問題
  • 日常有不懂的地方，請不要害怕問問題（我們常說：「沒有笨問題」）
  • 沒有人生下來就知道所有的專業知識，有的人先知道，有的人晚知道，如此而已
  • 「知之為知之，不知為不知」，如果問一次還是有點模模糊糊的，不確定自己是否理解正確，不用客氣，再用力地給他問下去，問到自己懂為止
    • 某同事：超喜歡聽同事追問為什麼，有種「拜託，請講到我理解」的毅力
  • Simpany 的客服職位會接觸到蠻多的稅務知識，若之前沒有接觸過相關領域，一開始可能會比較緊張，覺得有很多東西要學。但別擔心，這些財稅的知識比微積分什麼的單純多了，而且學會之後，很多都跟妳的日常生活習習相關，妳會發現這些知識蠻實用也蠻有趣（？）的
    • 若有需要，不妨自我催眠：「稅法不過就 1, 2 百條，是能有多難 XD？」
    • （消音：真要學的話，還有公司法、所得稅法、營業稅法、各自的施行細則、啊那些會計類的就先不要提了…）
• 過程跟結果一樣重要
  • 不用因為日常犯下一些錯誤而緊張，重點是後續的調整。事實上，我們很喜歡「出錯但能夠從中學習，想辦法調整」的特質
  • review 的重點不是「一張成績單」，而是「一個幫助我們順利磨合彼此工作方式的一個流程」，可以把它當作過去一小段時間的工作回饋小結、紀錄
• 目標是找到適合自己的打法
  • 大家習慣的做法可能會不一樣，重要的是結果，做法不用一定要跟大家一模一樣。
  • 若不確定重點到底是什麼，就大方地直接問問身旁的前輩吧！
  • 我們的目標是要找到適合彼此的協作方式，不是「把你變成跟前輩一模一樣的人」（複製人也太可怕）
  • 不需要為了通過 review 刻意去做什麼或討好誰，保有自己的風格，想辦法學習需要的知識或工作技巧，讓產出符合要求才是我們關心的重點
• 肯定自己做得不錯的地方，也挑戰有機會做得更好的地方
  • review 裡面會包含「同事肯定的部分」、「有機會做得更好的地方」，有些人容易放大「有機會做得更好」的地方，忽略了「同事肯定的部分」，但我們希望你也為「大家肯定的部分」好好地給自己一些掌聲
  • 「有機會做得更好的地方」是從同事角度的建議，可能有其道理，也有可能有誤差，可以當做是一個參考，但沒有必要因此喪失自信
  • 補充：就算通過試用期，在每半年一次的 performance review 我們仍會持續探索每個同事（包括 co-founders）「有機會做得更好的地方」
    • 沒辦法，這個團隊就是這麼熱愛自我挑戰（ㄗˋ ㄋㄩㄝˋ）
• 享受過程
  • 通過 review 可以是一個短期目標，但更重要的是透過 review 的過程找到彼此工作起來舒服的方式
  • 在前往目標的路上，有很多有趣的挑戰，我們衷心地希望你能跟我們一起享受打怪的過程
  • 除了跟夥伴一起完成任務、一起打怪，Simpany 的成員很多都是臥虎藏龍的角色，歡迎大家從夥伴身上挖寶，互相學習
• 歡迎加（ㄊㄧㄠˋ）入（ㄎㄥ ） Simpany！